Tractament de dades personals per part dels representants de les persones treballadores

1. COMITÈS D'EMPRESA

Moltes organitzacions es plantegen si han de subscriure contractes d'encàrrec del tractament amb els Comitès d'Empresa i/o els seus delegats sindicals (Representants de les Persones Treballadores), donat el seu accés a les dades personals de les persones treballadores que componen les mateixes.

Per aclarir aquesta qüestió en primer lloc s'ha d'indicar que el Comitè d'Empresa no té personalitat jurídica, i per tant de capacitat jurídica per ser subjecte de deures i obligacions, no estant per tant legitimat per subscriure contractes de cap tipus.

Al rebre la informació personal que sol·liciten els Representants de les Persones Treballadores, i per tant, els Sindicats als quals representen esdevenen destinataris o cessionaris de dades, i responsables del tractament dels mateixos.

2. LEGITIMACIÓ I TRACTAMENT DE DADES PERSONALS

El tractament de dades personals per part dels Representants de les Persones Treballadores té la seva base jurídica legitimadora en el compliment de les seves obligacions i l'exercici dels seus drets com a representants de les mateixes.

La comunicació de dades personals per part de l'entitat als representants de les Persones Treballadores serà obligatòria i estarà legitimada pel compliment d'obligacions legals que afecten a l'entitat com a responsable del tractament (art. 6.1.c RGPD), és a dir els convenis col·lectius, en els termes que preveu l'article 64 de l'Estatut dels Treballadors (ET) i conforme a l'article 88.1 del RGPD.

En determinades circumstàncies també podran accedir a dades de categoria especial (art. 9.1. RGPD), concretament les dades relatives a l'afiliació sindical, en aquests casos poden ser tractats a l'empara de les següents excepcions:

• per l'empresari per fer possible l'exercici dels drets dels treballadors (art. 9.2.b RGPD).
• pels sindicats en les seves activitats legítimes (art. 9.2.d RGPD).

El tractament d'aquestes dades personals ha d'estar regit pel compliment dels principis relatius al tractament de les dades personals (art. 5 RGPD) i especialment:

• Principi de licitud, lleialtat i transparència (art. 5.1.a): el tractament de dades requereix complir l'obligació d'informar a les Persones treballadores.
• Principi de limitació de la finalitat (art. 5.1.b): les dades han de ser adequades, pertinents i limitades al que sigui necessari en relació amb les finalitats per a les quals són tractades, és a dir, no podran ser utilitzades amb finalitats diferents a les de l'exercici de les tasques representatives.
• Principi de minimització de dades (art. 5.1.c): l'empresari no ha de cedir als representants de les Persones treballadores, ni aquests tractar més dades de les imprescindibles per realitzar les seves funcions, per tant, només cediran aquelles dades que requereixin el compliment dels deures que l'ET estableix a l'empresa.
• Principi d'integritat i confidencialitat (art. 5.1.f): l'article 65 de l'ET als seus apartats 2 i 3 i l'article 10.3.1º de la Llei Orgànica 11/1985 de Llibertat Sindical (LOLS) preveuen el deure de confidencialitat i secret professional per part dels membres de Comitè d'Empresa respecte a la informació a la qual accedeixen, per tant han de respectar la confidencialitat d'aquestes dades i tractar-les de tal manera que es garanteixi una seguretat adequada dels mateixos.
• Política de seguretat: sempre que facin ús dels mitjans proporcionats per l'empresa per a l'exercici de les seves funcions, se'ls consideraran aplicables les polítiques de seguretat de l'entitat, tant per al treball en els locals de l'entitat, com en situació de mobilitat o teletreball.
  • En tractar-se de funcions diferents de les que duen a terme com a usuaris a l'empresa, haurien de rebre perfils específics per accedir als sistemes d'informació per a l'exercici de la seva acció representativa i rebre la formació adequada per al seu maneig.
  • Com a responsables del tractament en el desenvolupament de la seva acció representativa, han de complir les mesures de seguretat aplicables i, en particular, en el cas que es produeixi una bretxa de seguretat que afecti els tractaments de dades personals realitzats en l'exercici de les seves funcions , hauran de complir amb els requisits relatius a la notificació de fallides de seguretat a l'autoritat de control i, depenent del seu abast, als afectats. En qualsevol cas, hauran de comunicar-ho de forma immediata a l'empresa en la qual exerceixin les seves funcions.

3. A QUINA INFORMACIÓ PERSONAL PODEN TENIR ACCÉS

La informació que pot cedir l'entitat als representants de les Persones treballadores està regulada per l'article 64 de l'ET, de manera que el comitè d'empresa té dret a ser informat i consultat sobre aquelles qüestions que puguin afectar els treballadors, així com sobre la situació de l'empresa. No obstant això, els llistats d'aquesta informació són genèrics i no estableix de forma clara si ha d'incloure dades personals dels treballadors, per posar alguns exemples:

• Estadístiques sobre l'índex d'absentisme i les seves causes.
• Els accidents de treball i malalties professionals i les seves conseqüències.
• Índexs de sinistralitat.
• Estudis de medi ambient laboral i mecanismes de prevenció utilitzats.
• Ser informat per faltes molt greus imposades.
• Accés a la còpia bàsica dels contractes de treball.

Per valorar aquesta qüestió, les organitzacions poden consultar també els convenis col·lectius aplicables, ja que poden contenir disposicions específiques i / o addicionals sobre els drets d'informació i consulta que corresponen a el Comitè d'Empresa.

De manera específica, l'AEPD ha indicat en diferents informes que, respecte del lliurament de documents de cotització a el Comitè d'Empresa, com ara la relació nominal de treballadors o RNT (antic TC2) i el document de Relació de liquidació de cotitzacions o RLC (antic TC1), el mateix haurà d'actuar en el marc de les seves funcions, amb la informació limitada i amb la prohibició de publicar aquests documents en el tauler d'anuncis.

En el cas de el descompte de la quota sindical, segons s'indica en l'article 11.2 de la LOLS, s'exigeix ??el consentiment de la persona treballadora, per la qual cosa serà indispensable obtenir perquè el sindicat sol·liciti a l'empresa les dades sobre el descompte de la quota, així com de les quotes impagades. Un cop s'hagi obtingut el consentiment, la comunicació al sindicat de les Persones treballadores a les que corresponen aquestes quotes tindrà la seva base jurídica en el compliment d'una obligació legal del responsable.

El responsable haurà de limitar l'ús de les dades personals a la finalitat per a la qual s'han recaptat, és a dir, cobrar la quota i transferir les quantitats a l'organització sindical i estaran obligades a facilitar la informació que afecti directament o indirectament a les relacions laborals , excepte la que pertanyi a l'esfera de la intimitat de treballador.

L'AEPD ha recomanat en diversos informes que l'enviament d'informació als comitès d'empresa es realitzi de manera dissociada, seudonimizada o anonimitzada, sempre que això no impedeixi el comitè de l'exercici de les seves funcions previstes en la llei.

4. PUBLICACIÓ DE DADES A TAULERS D'ANUNCI

L'article 81 de l'ET i l'article 8.2 de la LOLS reconeixen el dret dels representants unitaris i sindicals a disposar d'un tauler d'anuncis que permeti facilitar informació que pugui interessar a les Persones treballadores i, en el cas de tauler d'anuncis dels delegats i seccions sindicals, als afiliats al sindicat.

No hem de considerar només els taulers d'anuncis tradicionals, sinó també els taulers en línia, en els quals s'han d'adoptar una sèrie de mesures de seguretat per garantir que el tractament de les dades que es publiquin es realitzi de forma diligent.

La informació de tauler d'anuncis serà publicada en representació del sindicat, com a responsable del tractament, tenint en compte una sèrie d'aspectes per tal d'aplicar adequadament les normes i garantir els drets de les persones afectades:

• Només podran accedir a el contingut de la informació dels usuaris degudament legitimats, un tauler d'aquestes característiques mai pot col·locar-se en una zona de pas per a clients o proveïdors. En el cas que el tauler sigui en línia, només podran accedir els usuaris registrats o bé ser penjat a la intranet de l'organització, però en cap cas aquesta informació pot ser accessible a persones que naveguin lliurement per internet.
• La informació publicada en el tauler s'ha de limitar a l'estrictament necessària, i si fos necessària la publicació d'una determinada resolució administrativa o judicial, s'ha de procedir a l'anonimització de les dades personals incloses.
• S'han d'implementar mesures per impedir l'accés a la informació que proporcionen els taulers d'anuncis a tercers no autoritzats, llevat que prevalguin les llibertats d'expressió i informació pròpies de la llibertat sindical.

5. COMUNICACIONS PER CORREU ELECTRÒNIC

Els Representants de les Persones treballadores es troben legitimats per a l'enviament de correus electrònics amb informació sindical als treballadors, ja que constitueix un dret dels representants, emparat pel dret fonamental de llibertat sindical, tal com assenyala el Tribunal Constitucional en la Sentència 281/2005, i l'AEPD al seu informe jurídic 2008-0658.

Tot i així, l'AEPD indica que cal tenir en compte les següents condicions:

• El correu electrònic que l'ocupador hauria de proporcionar als representants dels treballadors és el corporatiu, si és que es disposa d'aquest. Aquest requisit és important ja que en cap cas es cedirà la direcció de comptes privats de la persona treballadora.
• Utilització de llistes de distribució, que permet que el sindicat remeti la informació a una adreça corporativa sense necessitat de cessió de dades personals. A més, ja que el sindicat ha de complir amb les previsions de l'RGPD, es podria incorporar la informació exigida per ambdues normatives en els peus dels correus electrònics, donant la possibilitat de donar-se de baixa de les llistes als usuaris.
• S'han de comunicar les dades estrictament necessàries, així com utilitzar-los només per a les finalitats corresponents.
• En el supòsit de celebració d'eleccions sindicals, preval la llibertat sindical enfront de el dret a la protecció de dades que tenen els treballadors, en concret, davant el dret d'oposició a el tractament de les seves dades. De tal manera, que la mateixa celebració de les eleccions sindicals legitima les comunicacions de les dades censals necessaris per permetre el sindicat remetre informació i participar en el procés electoral.

6. VIOLÈNCIA DE GÈNERO I ASSETJAMENT AL TREBALL

En ambdós casos, la necessitat de conèixer la identitat de la víctima i presumpte assetjador, en moltes ocasions resulta imprescindible per a l'exercici de les tasques de representació sindical. Si es donés el cas que l'assetjador és un representant dels treballadors, caldria que la resta dels integrants siguin coneixedors d'aquesta situació.

7. PERÍODES DE CONSULTES

Les dades que els Representants de les Persones Treballadores tracten durant els períodes de consultes tenen lloc abans l'adopció de determinades decisions amb impacte en els empleats, com ara: trasllats, modificacions substancials de les condicions de treball, suspensions i acomiadaments col·lectius.

L'ET i el Reglament dels procediments d'acomiadament col·lectiu i de suspensió de contractes i reducció de jornada, exigeixen que l'ocupador i els representants dels treballadors lloc durant un període de consultes abans de l'adopció de les decisions anteriorment enumerades.

Durant el període de consulta, és possible que, tant l'ocupador com la representació sindical, tractin un determinat tipus d'informació que pot incloure dades identificatives, personals o d'ocupació i, depenent del procediment en qüestió, poden tractar-se més dades com ara l'edat, antiguitat o productivitat en l'empresa de l'empleat afectat per aquesta mesura. Pel això, durant el tractament d'aquestes dades, s'ha de garantir la confidencialitat emprant una sèrie de mesures com, per exemple, la minimització de les dades a proporcionar o el consentiment a l'hora de gravar les negociacions. Per la seva banda, la persona Treballadora té dret a impugnar la decisió empresarial i a sol·licitar el barem i els criteris utilitzats a través de el dret d'informació sobre el tractament de les seves dades personals.