Cessament de l'activitat (tancament) o canvi de raó social

Quan es produeix alguna modificació estructural en una societat (transformació, absorció, fusió, transmissió, ...) o es traspassa un negoci o activitat, o si cessa en l'activitat (tancament), s'ha d'informar d'això als interessats dels quals tractem dades personals i als intervinents en aquest tractament.

En aquests casos la base de legitimació de la cessió de dades serà l'interès legítim de les societats intervinents que juntament amb el propi interès de la persona interessada les dades personals són cedits, justifiquen la transmissió, de manera que no precisarà el consentiment previ dels interessats (preàmbul V, paràgraf 10 de LOPDGDD).

L'interès legítim del responsable té com a objectiu garantir la continuïtat de la prestació de serveis tot i la modificació estructural prevista i es ratifica en l'art. 21 LOPDGDD, on es disposa que, "excepte prova en contra, es presumeixen lícits els tractaments de dades, inclosa la seva comunicació amb caràcter previ, que poguessin derivar-se de el desenvolupament de qualsevol operació de modificació estructural de societats o l'aportació o transmissió de negoci o de branca d'activitat empresarial, sempre que els tractaments fossin necessaris per al bon fi de l'operació i garanteixin, quan sigui procedent, la continuïtat en la prestació dels serveis". A continuació, s'adverteix que, "en el cas que l'operació no arribés a concloure, l'entitat cessionària haurà de procedir amb caràcter immediat a la supressió de les dades".

Es poden donar diversos casos derivats del canvi de titularitat del responsable del tractament, ja sigui pel cessament d'activitat (tancament) o pel canvi de la raó social.

1. CESSAMENT D'ACTIVITAT (TANCAMENT)

Quan es dóna de baixa l'activitat econòmica. En aquest cas es poden transmetre, o no, les dades a una altra empresa.

• Documentació

1. Si no es transmeten les dades a una altra empresa:

a) Informar als interessats que el responsable no tractarà més les seves dades personals.
b) Comunicar a les empreses que els hem encarregat el tractament, que cessin la prestació de serveis.
c) Comunicar a les empreses clients de les quals som encarregats de l'tractament, que cessarem la prestació de serveis.

2. Si es transmeten les dades a una altra empresa:

a) Formalitzar un contracte amb el nou responsable de l'tractament on es contempli la legitimació de la cessió de les dades.
b) Informar l'interessat de el canvi de titularitat i oferir la possibilitat de renunciar a mantenir la relació amb el nou responsable.
c) Quan els interessats renunciïn a mantenir la relació amb el nou responsable, informar els interessats que el responsable no tractarà més les seves dades personals.
d) Comunicar a les empreses que els hem encarregat el tractament, que cessin la prestació de serveis.
e) Comunicar a les empreses clients de les quals som encarregats de l'tractament, que cessarem la prestació de serveis.

• Supressió de les dades

D'acord amb el principi de limitació del termini de conservació (art. 5.1.e GDPR), en ja no ser necessari tractar les dades, s'haurà de procedir a la seva supressió, llevat que hi hagi alguna obligació legal que ho impedeixi, en aquest cas es conservaran degudament bloquejades i aplicant les mesures tècniques i organitzatives apropiades per protegir els drets i llibertats dels interessats. Un cop hagin finalitzat aquests terminis legals s'hauran destruir o anonimizar, tenint en compte que el responsable ha de ser capaç de demostrar que l'ha fet.

2. CANVI DE RAÓ SOCIAL

Quan només es canvia el NIF o la raó social, és a dir, no se cessa l'activitat ni es traspassa el negoci, s'ha de comunicar als interessats i encarregats del tractament de el canvi de titularitat del responsable conforme l'art. 21 LOPDGDD:

• Interessats:

a) enviar una circular informativa amb les dades de el nou responsable informant del canvi de raó social; o
b) enviar una nova clàusula informativa del tractament amb les dades de el nou responsable.

• Encarregats del tractament:

a) enviar un annex al contracte amb les dades de el nou responsable informant del canvi de raó social; o
b) signar un nou contracte de prestació de serveis i d'encarregat del tractament amb les dades de el nou responsable.

3. ENCARREGAT DE TRACTAMENT COM A REPRESENTANT LEGAL PER A LIQUIDAR L'EMPRESA

Quan s'assigni a un encarregat de tractament com a representant legal per a liquidar l'empresa, aquest intervindrà en el procés de liquidació com a coresponsable del tractament. A l'ésser aquesta representació de caràcter temporal, amb el contracte vigent de l'encàrrec ja podria actuar com a coresponsable conformi l'art. 33.2 LOPDGDD, que disposa que "tindrà la consideració de responsable del tractament i no la d'encarregat qui en el seu propi nom i sense que consti que actua per compte d'un altre, estableixi relacions amb els afectats tot i que hi hagi un contracte o acte jurídic amb el contingut fixat en l'article 28.3 del Reglament (UE) 2016/679. Aquesta previsió no serà aplicable als encàrrecs de tractament efectuats en el marc de la legislació de contractació de el sector públic".