Cese de la actividad (cierre) o cambio de razón social


Josep Aragonés Salvat     19/03/2021

Cuando se produce alguna modificación estructural en una sociedad (transformación, absorción, fusión, trasmisión, …) o se traspasa un negocio o actividad, o si cesa en la actividad (cierre), se debe informar de ello a los interesados de los cuales tratamos datos personales y a los intervinientes en dicho tratamiento.

En estos casos la base de legitimación de la cesión de datos será el interés legítimo de las sociedades intervinientes que junto con el propio interés del interesado cuyos datos personales son cedidos, justifican la transmisión, por lo que no precisará el consentimiento previo de los interesados (preámbulo V, párrafo 10 LOPDGDD).

El interés legítimo del responsable tiene como objetivo garantizar la continuidad de la prestación de servicios a pesar de la modificación estructural prevista y se refrenda en el art. 21 LOPDGDD, donde se dispone que, "salvo prueba en contrario, se presumirán lícitos los tratamientos de datos, incluida su comunicación con carácter previo, que pudieran derivarse del desarrollo de cualquier operación de modificación estructural de sociedades o la aportación o transmisión de negocio o de rama de actividad empresarial, siempre que los tratamientos fueran necesarios para el buen fin de la operación y garanticen, cuando proceda, la continuidad en la prestación de los servicios". A continuación, se advierte que, "en el caso de que la operación no llegara a concluirse, la entidad cesionaria deberá proceder con carácter inmediato a la supresión de los datos".

Se pueden dar varios casos derivados del cambio de titularidad del responsable del tratamiento, ya sea por el cese de actividad (cierre) o por el cambio de la razón social.

1. CESE DE ACTIVIDAD (CIERRE)

Cuando se da de baja la actividad económica. En este caso se pueden transmitir, o no, los datos a otra empresa.

  • Documentación

1. Si no se transmiten los datos a otra empresa:

a) Informar a los interesados que el responsable no tratará más sus datos personales.
b) Comunicar a las empresas que les hemos encargado el tratamiento, que cesen la prestación de servicios.

c) Comunicar a las empresas clientes de las cuales somos encargados del tratamiento, que cesaremos la prestación de servicios.

2. Si se transmiten los datos a otra empresa:

a) Formalizar un contrato con el nuevo responsable del tratamiento donde se contemple la legitimación de la cesión de los datos.
b) Informar al interesado del cambio de titularidad y ofrecer la posibilidad de renunciar a mantener la relación con el nuevo responsable.

c) Cuando los interesados renuncien a mantener la relación con el nuevo responsable, informar a los interesados que el responsable no tratará más sus datos personales.

d) Comunicar a las empresas que les hemos encargado el tratamiento, que cesen la prestación de servicios.

e) Comunicar a las empresas clientes de las cuales somos encargados del tratamiento, que cesaremos la prestación de servicios.


  • Supresión de los datos

Conforme al principio de limitación del plazo de conservación (art. 5.1.e GDPR), al ya no ser necesario tratar los datos, se deberá proceder a su supresión, salvo que exista alguna obligación legal que lo impida, en cuyo caso se conservarán debidamente bloqueados y aplicando las medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los derechos y libertades de los interesados. Una vez hayan finalizado esos plazos legales se deberán destruir o anonimizar, teniendo en cuenta que el responsable deberá ser capaz de demostrar que lo ha hecho.

2. CAMBIO DE RAZÓN SOCIAL

Cuando sólo se cambia el NIF o la razón social, o sea, no se cesa la actividad ni se traspasa el negocio, se debe comunicar a los interesados y encargados del tratamiento del cambio de titularidad del responsable conforme el art. 21 LOPDGDD:

  • Interesados:

a) enviar una circular informativa con los datos del nuevo responsable informando del cambio de razón social; o
b) enviar una nueva cláusula informativa del tratamiento con los datos del nuevo responsable.

  • Encargados del tratamiento:

a) enviar un anexo al contrato con los datos del nuevo responsable informando del cambio de razón social; o
b) firmar un nuevo contrato de prestación de servicios y de encargado del tratamiento con los datos del nuevo responsable.

3. ENCARGADO DE TRATAMIENTO COMO REPRESENTANTE LEGAL PARA LIQUIDAR LA EMPRESA

Cuando se asigne a un encargado de tratamiento como representante legal para liquidar la empresa, este intervendrá en el proceso de liquidación como corresponsable del tratamiento. Al ser esta representación de carácter temporal, con el contrato vigente del encargo ya podría actuar como corresponsable conforme el art. 33.2 LOPDGDD, que dispone que "tendrá la consideración de responsable del tratamiento y no la de encargado quien en su propio nombre y sin que conste que actúa por cuenta de otro, establezca relaciones con los afectados aun cuando exista un contrato o acto jurídico con el contenido fijado en el artículo 28.3 del Reglamento (UE) 2016/679. Esta previsión no será aplicable a los encargos de tratamiento efectuados en el marco de la legislación de contratación del sector público".