Enviament de nòmines a través de mitjans electrònics

Una entitat pot establir com a únic mètode de fer arribar les nòmines a les persones treballadores l'enviament en format electrònic?

Perquè una entitat pugui fer arribar les nòmines als seus empleats/des en suport electrònic (a través de mitjans electrònics com pugui ser el correu electrònic) i no en suport físic (paper), s'hauria de donar alguna d'aquestes circumstàncies:

• Que estigui així estipulat expressament en el conveni col·lectiu que li sigui aplicable, i en aquest cas caldria estar a les condicions i procediment que aquest imposés per a això.
• Que s'hagi pactat aquest mètode d'enviament amb els representants de les persones treballadores.

En cas que el conveni col·lectiu d'aplicació no estipuli res en aquest sentit o estipuli expressament que la nòmina s'ha de fer arribar en paper, o no s'hagi pactat amb els representants de les persones treballadores, no es podrà imposar a la persona treballadora la recepció de les nòmines per mitjans electrònics, i per tant podran exigir que li sigui lliurada en suport paper.

Per tant, si es pretén dur a terme l'enviament de les nòmines a través de correu electrònic, sense donar-se cap de les dues circumstàncies esmentades anteriorment, i sempre que no s'estipuli expressament que la nòmina s'ha de fer arribar en paper, en no estar obligada la persona treballadora a proporcionar a l'entitat una adreça de correu electrònic particular (tampoc, encara que no és el cas, un número de telèfon particular), ja que cap norma ho exigeix per a l'adequada realització de la feina (1), una mesura més moderada i igual d'eficaç per aconseguir la comunicació de l'entitat amb la persona treballadora seria la posada a disposició d'una instrument de treball com seria un compte de correu electrònic corporatiu.

Als qui s'ha proporcionat un compte de correu electrònic corporatiu d'ús individual se'ls podrà remetre les nòmines.

En cas de no disposar de comptes corporatius i voler fer-ho a un compte personal, caldria el consentiment de la persona treballadora. Però el consentiment no és la base jurídica més adequada per legitimar el tractament de dades personals en l'àmbit laboral, ja que de vegades no es considera prestat lliurement a causa de la situació de desequilibri entre entitat i persona treballadora (Ct. 43 GDPR). Pel que ha arribat el cas, i perquè es pugui considerar prestat lliurement, a les persones treballadores que no se'ls hagi facilitat un compte de correu corporatiu, se'ls pot plantejar la possibilitat de trametre al compte de correu que indiquin, de forma voluntària (amb el seu consentiment), oferint sempre l'opció de continuar rebent-la en suport paper, per tal que el consentiment per rebre la nòmina a través de mitjans electrònics es consideri prestat lliurement. A més, en suposar un tractament de les vostres dades personals (la vostra adreça de correu electrònic) conforme al GDPR i el seu article 13, se us ha de facilitar tota informació del tractament, i en estar basat aquest tractament en el seu consentiment, conforme a l'article 7.2, es us ha d'informar de la mateixa manera del vostre dret a retirar-lo en qualsevol moment.

Tindrem en compte de la mateixa manera que, a l'arxiu electrònic que contingui la nòmina, s'han de prendre mesures perquè no es produeixin accessos no autoritzats (per ciberdelinqüents o per errors en els enviaments a destinataris indeguts), per la qual cosa recomanem que s'enviï la nòmina degudament protegida (xifrada), cal facilitar la clau de desxifrat, diferent per a cada persona treballadora i no en el mateix enviament del correu que adjunta l'arxiu que conté la nòmina.

⁽¹⁾ Sentència 4086/2015, de 21 de setembre, de la secció 4ª de la Sala del social del Tribunal Suprem.