Solicitud, acceso y copia del DNI

¿Cuándo hay obligación de mostrar el DNI?

1. Siempre y cuando se justifiquen los motivos, cuando nos lo requiera la Autoridad o sus Agentes (artículo 2.2 Real Decreto 1553/2005 y artículo. 9. 2 Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana):

• Agentes de los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado.
• Autoridades gubernamentales, ya sean funcionarios de instituciones estatales, autonómicas o municipales.

2. Cuando lo solicite cualquier persona que haya sido elegida para formar parte de una mesa electoral a todo aquel que acuda a votar.

3. Cuando nos lo requiera un/a vigilante de seguridad a la hora de regular la entrada a unas instalaciones, incluso pueden pedir ayuda a los agentes policiales si alguien se niega a mostrar su DNI (art. 77 RD 2364/1994 por el que se aprueba el Reglamento de Seguridad Privada).

4. Cuando nos lo requieran en establecimientos o servicios que tengan que ver con actividades relevantes para la seguridad ciudadana, como el hospedaje, el acceso comercial a servicios telefónicos o telemáticos de uso público mediante establecimientos abiertos al público, la compraventa de joyas y metales, objetos u obras de arte, la cerrajería de seguridad o el comercio al por mayor de chatarra o productos de desecho ( Ley 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana) y locales de juegos, para evitar el acceso a estos establecimientos de los “autoprohibidos” (personas inscritas en el Registro de Acceso Prohibido, que voluntariamente hayan solicitado la prohibición de acceso), menores de edad y personas incapacitadas judicialmente. (normativa autonómica).

¿Puede una entidad hacer y conservar copias del DNI de sus clientes?

La respuesta, como regla general, es NO, salvo que alguna ley lo exigiese expresamente. Tener acceso al DNI de cualquier persona y conservar una copia del mismo, supone:

• Acceder a datos personales no adecuados ni pertinentes a los fines para los que se recaban, es decir datos personales prescindibles, innecesarios y por tanto excesivos (imagen, fecha de nacimiento, fecha de validez, nombre y primer apellido de los padres), por lo que se estaría vulnerando uno de los principios esenciales del RGPD, esto es el de minimización (art. 5.1.c RGPD).
• Un riesgo para el titular del DNI, porque podría utilizarse de forma fraudulenta.

Una alternativa, a la solicitud de una copia del DNI, en los casos que sea imprescindible verificar la identidad de una persona, sería solicitarle sus datos de identificación y cotejarlos con los datos de identificación que obren en los archivos, bases de datos u otros fondos documentales de la entidad.

En lo referente a solicitar una copia del DNI, en el caso de las Administraciones Públicas (AAPP):

• En los procedimientos cuya tramitación y resolución corresponda a la Administración General del Estado (AGE) o sus organismos públicos vinculados o dependientes, no se exigirá a efectos de comprobación de los datos de identificación personal, a quien tenga la condición de interesado, la aportación de fotocopias del DNI.

Qué criterios sigue la AEPD

La AEPD también se ha pronunciado en distintas resoluciones de procedimientos sancionadores en el sentido que se deben emplear fórmulas menos intrusivas para verificar la identidad de una persona, que la de solicitar una copia del DNI, que vulneraria como indicábamos anteriormente el principio de minimización del art. 5.1.c) RGPD. Por ejemplo, en el ejercicio de derechos que el RGPD confiere al interesado entre otras:

• Si la dirección de correo electrónico de la persona solicitante consta ya en los sistemas del responsable y la solicitud se lleva a cabo desde la misma, sería suficiente para verificar su identidad.
• Si es el caso, enviar la solicitud a través de una cuenta de usuario junto con un factor de autenticación adicional remitido por otro canal diferente.

Sanciones

• PS/00413/2021, sanción por solicitar fotografía del DNI para entregar un paquete: 100.000€
• PS/00499/2022, sanción por solicitar fotografía del DNI, para un check-in: 25.000€
• PS00170/2022, sanción por solicitar copia del DNI para poder tramitar una consulta: 70.000€
• PS00003/2021, sanción por solicitar copia del DNI para atender una solicitud de ejercicio de derechos: 300.000€