Tratamiento de expedientes académicos fuera de los centros escolares


En período de exámenes es costumbre que los profesores lleven los exámenes y los expedientes académicos en su casa para proceder a su correción y evaluación de los mismos y, que éstos, sean trasladados en un dispositivo externo tipo Pendrive USB. En este supuesto, el centro escolar debería de tener en cuenta los siguientes apartados:

El art. 86 RDLOPD detalla lo siguiente:

"1. Cuando los datos personales se almacenen en dispositivos portátiles o se traten fuera de los locales del responsable de fichero o tratamiento, o del encargado del tratamiento será preciso que exista una autorización previa del responsable del fichero o tratamiento, y en todo caso deberá garantizarse el nivel de seguridad correspondiente al tipo de fichero tratado.

2. La autorización a la que se refiere el párrafo anterior tendrá que constar en el documento de seguridad y podrá establecerse para un usuario o para un perfil de usuarios y determinando un periodo de validez para las mismas".

Por lo anteriormente dicho, la propia dirección o responsable de seguridad del centro escolar deberá regular el tratamiento y almacenamiento de datos personales, en este caso, los expedientes académicos en dispositivos portátiles, mediante:
  • Una autorización emitida por el responsable del tratamiento o por la persona con delegación de autorización y, dicha autorización, deberá de constar en el documento de seguridad.
  • Inventariar cada dispositivo externo en el Anexo correspondiente del documento de seguridad.
  • Garantizar el mismo nivel de seguridad en los dispositivos portátiles, según el tipo de fichero tratado, ya que con toda probabilidad, se les deberán aplicar las medidas de seguridad de nivel medio o alto.